Douze éléments doivent figurer sur les factures que vous envoyez à vos clients.
Nom commercial complet de votre entreprise : Inscrivez votre nom commercial complet (ex. : « Apple Computers Inc. ») sur la facture. Cette information est très importante, puisqu’elle indique au client que votre entreprise est une entité distincte sur le plan juridique. De même, en cas de différend, c’est votre entreprise qui sera en cause (et non pas vous, à titre personnel).
Nom commercial complet de votre client : Pour la même raison qu’au point précédent. Il faut indiquer que vous faites affaire avec l’entité juridique distincte.
Image de marque : Vos factures sont un prolongement de votre marque. Le logo, les couleurs, les polices et le choix des mots sont tous des aspects importants.
Renseignements sur votre entreprise : Parmi les renseignements importants qui doivent figurer sur la facture, notons le numéro de téléphone, l’adresse, le courriel, le site Web ou le pseudonyme Twitter.
Renseignements sur la TPS/TVH : Indiquez votre numéro d’entreprise de l’ARC sur toutes vos factures. Inscrivez également le montant des taxes ou précisez que le total comprend les taxes applicables.
Date : Un élément simple, mais important. Vous et votre client aurez besoin de la date pour les impôts.
Numéro de facture : Le numéro facilitera votre tenue de livres et vous permettra de retrouver la facture facilement si le client a des questions.
Description sommaire des biens : Description, quantité et prix. L’ARC exige une description des biens à des fins fiscales. Ces renseignements seront d’autant plus utiles en cas de différend, si jamais une poursuite est intentée. N’oubliez pas que si votre facture est claire et précise, vous recevrez moins d’appels et de courriels de clients ayant besoin de plus d’information.
Prix : Assurez-vous d’indiquer les bons prix, avec les réductions et offres applicables, de même que tout autre élément que vous avez promis, le cas échéant.
Message : Faites preuve de politesse et personnalisez votre facture en indiquant à votre client que vous aimez travailler avec lui. Il aura plus tendance à faire affaire avec vous de nouveau et à vous payer rapidement. C’est aussi une occasion de l’informer des promotions à venir.
Renseignements sur le paiement : Indiquez les modes de paiement à la disposition du client. Plus vous faciliterez le processus, plus vous serez payé rapidement.
Modalités de paiement : Précisez la date limite de paiement et les pénalités applicables si elle n’est pas respectée. Ce sera particulièrement important en cas de poursuite, puisque vous pourriez alors recevoir les intérêts qui se seront accumulés. Exemple :
Veuillez effectuer le paiement dans les 30 jours de la réception de cette facture. Un taux d’intérêt mensuel de 1,5 % sera appliqué à tout montant en souffrance.