Toute société immatriculée au registre des entreprises est tenue, chaque année, de produire une déclaration de mise à jour annuelle pendant la période prévue à cet effet, qu’elle ait ou non des changements à apporter aux renseignements qui figurent au registre. Cette obligation ne commence que l’année suivant l’année d’immatriculation de l’entreprise.
Cette déclaration permet à une entreprise de mettre à jour ses renseignements au registre des entreprises, de façon annuelle, pendant la période prévue.
Si une entreprise omet de produire sa déclaration de mise à jour annuelle pendant deux années consécutives, elle courre le risque d’être radiée ou dissoute par le Registraire des entreprises.
Démarche alternative pour les entreprises jumelées
Les entreprises individuelles et les sociétés par actions tenues de produire une déclaration de revenus au Québec peuvent produire leur déclaration de mise à jour annuelle avec leur déclaration de revenus lorsque les renseignements contenus dans le registre des entreprises sont à jour. C’est ce qu’on appelle le « jumelage ». Cette méthode a été mise en place pour faciliter la mise à jour des renseignements au registre.
Une entreprise dont les renseignements contenus au registre des entreprises sont à jour peut présenter une déclaration jumelée simplement en cochant la case appropriée dans sa déclaration de revenus.
Les personnes opérant une entreprise individuelle admissibles au « jumelage » ont jusqu’au 30 avril pour payer les droits annuels d’immatriculation et jusqu’au 15 juin pour déposer leur déclaration de mise à jour annuelle.
Pour les sociétés par actions admissibles au « jumelage », la déclaration de mise à jour annuelle doit être produite au plus tard six mois après la fin de leur exercice financier.
Si des modifications doivent être apportées aux renseignements contenus dans le registre, l’entreprise devra tout de même déposer une déclaration de mise à jour annuelle distincte en ligne, en utilisant le service « Produire une déclaration de mise à jour annuelle ». Ce service est disponible dans Mon Bureau, dans la section « Gestion de l’entreprise ».
Pour plus d’information, communiquez avec le service à la clientèle du Registraire des entreprises.
Périodes de production pour les entreprises dont la déclaration de mise à jour annuelle n’est pas jumelée à sa déclaration de revenus
Entreprise individuelle: 1er janvier au 15 juin
Personne morale: 15 mai au 15 novembre
Une déclaration produite après le délai prévu est considérée comme tardive et doit être accompagnée des frais de retard. Ces frais doivent être payés même s’il s’agit de la première déclaration déposée par l’entreprise. Pour connaître le montant des pénalités, ouvrez une session dans votre compte Mon Bureau et allez à la section « Obligations non remplies ».
Votre obligations annuelles sur Ownr
Produire la déclaration annuelle auprès du gouvernement n’est pas la seule obligation annuelle à laquelle une société par actions doit se conformer. En outre, une société doit de plus préparer certaines résolutions pour approuver les états financiers de la société, approuver le rapport de l’auditeur, nommer les dirigeants et élire les administrateurs, nommer ou renoncer à l’auditeur et confirmer certains actes que la société a accomplis au cours de l’année. Une fois que vous aurez produit votre déclaration de mise à jour annuelle auprès du Registraire des entreprises, soit jumelée à votre déclaration de revenus, soit séparément, vous pourrez préparer ces résolutions automatiquement sur Ownr.
Ouvrez simplement une session dans votre compte et cliquez sur Organisation -> Déclarations annuelles:
Vous trouverez dans cette section les déclarations annuelles précédemment déposées et celles qui sont à venir. Pour émettre les documents, cliquez sur Déposer la déclaration annuelle à côté de l’année visée :
Vous devrez ensuite répondre à quelques questions concernant votre entreprise.
La plupart des petites entreprises n’auront pas tenu d’assemblée annuelle des actionnaires ou nommé un auditeur. Dans le cas échéant, indiquez que votre entreprise n’a pas tenu d’assemblée ou désigné un auditeur; Ownr préparera ensuite automatiquement toutes les résolutions des actionnaires et des administrateurs pour votre entreprise.
Après avoir répondu aux questions et cliqué sur SUIVANT, vous pourrez réviser et signer votre déclaration annuelle et les résolutions des actionnaires et des administrateurs.